Полезно знать про...

Одним из важных моментов работы с участниками хозяйственных обществ является вопрос о порядке заверки (удостоверения) копий документов, предоставляемых по требованию участников. Основные права акционеров на получение копий документов акционерного общества закреплены положениями ст. 91 Федерального закона «Об акционерных обществах», а основные права участника общества с ограниченной ответственностью – требованиями п. 1 ст. 8 и ст. 50 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью». Помимо указанных законов и статей законодательные нормы, гарантирующие права участников хозяйственных обществ на получение информации о деятельности этих обществ, содержатся в Гражданском кодексе, Федеральном законе «О защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг», Федеральном законе «О рынке ценных бумаг», нормативных актах Федеральной службы по финансовым рынкам и иных правовых документах. Кроме того, по данному вопросу нормы более широкого по сравнению с законодательными нормами характера могут содержаться в уставах хозяйственных обществ.

Часто при предоставлении в соответствии с законными требованиями участников обществ копии документов, связанных с деятельностью этих обществ, возникает вопрос: необходимо ли эти копии заверять, и если необходимо, то каким образом?

Ни Гражданский кодекс, ни Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Обществах с ограниченной ответственностью» не содержат положений, четко регламентирующих эти вопросы. В связи с этим государственные органы, в частности Федеральная служба по финансовым рынкам и ее территориальные органы (региональные отделения) при рассмотрении данного вопроса обращаются к иным нормативным актам.

В качестве основополагающего из таких актов выбран небольшой по размерам, но емкий по содержанию Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». В соответствии с ним копии документов, исходящих от предприятий, учреждений и организаций (термин «юридическое лицо» тогда не употреблялся), должны выдаваться гражданам и другим предприятиям, учреждениям и организациям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии должны выдаваться на бланках предприятий, учреждений и организаций, а их верность свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

В соответствии с упомянутым Указом, в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий должны воспроизводиться реквизиты бланков.

Таким образом, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X содержит указание на обязательность предоставления юридическим лицом копий своих документов и на порядок свидетельствования верности таких копий, но при этом не говорит, что все выдаваемые им копии документов должны быть обязательно заверены.

Документом, определяющим техническую сторону заверки копий юридическим лицом, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. N 65-ст и введенный в действие 1 июля 2003 года.

Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

1)      заверительную надпись: «Верно»;

2)      должность лица, заверившего копию;

3)      личную подпись;

4)      расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

5)      дату заверения.

При этом в соответствии с указанным ГОСТом копию документа допускается заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В указанном перечне, в отличие от соответствующего перечня Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X, отсутствует отметка о том, что подлинный документ находится у юридического лица, выдавшего копию. Кроме того, в ГОСТе не указывается на необходимость изготовления копии документа на бланке организации.

Отсутствие упомянутой отметки и бланка не позволит изготовить с копии документа, выданной хозяйственным обществом, нотариально удостоверенную копию, так как это не будет соответствовать требованиям ст. 79 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утвержденных Постановлением Верховного совета РФ от 11.02.1993 N 4463-1.

Копии документов могут быть предоставлены обществом его участнику с их нотариальным засвидетельствованием. Порядок нотариального свидетельствования установлен уже упомянутыми Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, разделом IV Приказа Минюста РФ от 15.03.2000 N 91 «Об утверждении Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации», Приказом Минюста РФ от 10.04.2002 N 99 «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».

В условиях отсутствия в законодательстве однозначного определения необходимости заверки и способа свидетельствования верности копий документов, предоставляемых по требованию участников хозяйственных обществ, особое значение по данному вопросу приобретает позиция судебных органов.

В настоящий момент Президиум Высшего Арбитражного Суда дорабатывает информационное письмо под рабочим названием «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ». В нем, помимо прочего, предполагается указать арбитражным судам при рассмотрении вопросов предоставления копий документов исходить из того, что предоставление незаверенных копий является надлежащим исполнением обществом обязанности по предоставлению участнику информации, если иное не вытекает из требования самого участника. Если участник обращается с требованием к хозяйственному обществу о предоставлении заверенных копий документов, то исполнение обществом обязанности по предоставлению участнику информации может считаться надлежащим только при условии, что копии таких документов заверены должностным лицом общества, полномочия которого вытекают из устава общества, его внутренних документов, или лицом, полномочия которого на заверение копий документов общества явствуют из обстановки, в которой такое лицо действует (например, сотрудником общества, присутствующим при ознакомлении участника с документами), в установленном порядке с проставлением печати общества, либо верность копий документов засвидетельствована нотариусом.

Идя в ногу со временем и в русле президентских воззвании о безбумажном документообороте, проект информационного письма также предусматривает возможность предоставления информации в виде копий, записанных на компьютерные носители данных. В этом случае, удостоверение подлинности документа может быть осуществлено с использованием электронной цифровой подписи.

Таким образом, в общем случае при решении вопроса о предоставлении хозяйственным обществом заверенных или незаверенных копий документов суд пока предлагает исходить из содержания требования участника общества: если он требует предоставления заверенных копий, ему должны быть предоставлены заверенные копии; если же в требовании про заверку ничего не сказано, можно предоставлять простые ксерокопии. При этом, по требованию участника общество может предоставить и нотариально удостоверенные копии документов, включив в плату, взимаемую за предоставление таких копий, затраты на нотариуса.

На наш взгляд, такой подход в решении вопроса лучше чем какой либо другой обеспечивает статус кво в извечном противостоянии общества и его участников. Правда, еще раз обращаем Ваше внимание, что упомянутая выше позиция Президиума Высшего Арбитражного Суда пока имеется лишь в виде проекта информационного письма, и в процессе его доработки может быть изменена.

Из своей практики можем посоветовать до момента прояснения норм законодательства по вопросу выдачи копий документов по требованию участников хозяйственных обществ руководствоваться положениями Указа Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X и нормативных правовых актов Федеральной службы по финансовым рынкам, регламентирующих порядок предоставления копий отдельных видов документов, относящихся к деятельности акционерных обществ и эмитентов эмиссионных ценных бумаг.

Наша компания оказывает весь спектр услуг по вопросам предоставления акционерам акционерных обществ и участникам обществ с ограниченной ответственностью информации и копий документов, относящихся к деятельности хозяйственных обществ; мы поможем Вам подготовить ответ на требование, при необходимости сформировать пакет из запрашиваемых копий документов или сформулировать основание для отказа в их предоставлении.