Ответы Росархива на вопросы о хранении документов негосударственными организациями
 
На официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархив) http://archives.ru/faq/organization.shtml, а также на сайте «КонсультантПлюс» www.consultant.ru размещены ответы на вопросы о хранении документов негосударственных организаций, в том числе акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью.
Вот некоторые из этих вопросов-ответов:
 
1. В организации хранятся документы предшественника - государственного (муниципального) предприятия (учреждения), но договор с архивом по включению этих документов в Архивный фонд заключен не был. Что необходимо делать с этими документами, если у них истекают сроки ведомственного хранения?
Поскольку выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности, негосударственная организация, временно хранящая документы, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, должна заключить соответствующий договор с государственным, муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 6, ч. 6, 7).
 
2. Что делать с документами по личному составу уволенных работников?
Для документов по личному составу установлен 75-летний срок хранения, после чего они подвергаются экспертизе ценности; по ее результатам они могут быть полностью или частично оставлены на постоянное хранение. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 22, п. 4б; ст. 23, ч. 10).
 
3. Как определяется судьба архивных документов организации в случае ее ликвидации или реорганизации?
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 23, ч. 10).
 
4. До приватизации организация являлась источником комплектования государственного архива. Является ли ее правопреемник источником комплектования?
Негосударственная организация не может автоматически остаться источником комплектования государственного или муниципального архива. Находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности предшественника негосударственной организации, должны быть переданы ею на постоянное хранение в соответствующий архив. В соответствии с федеральным архивным законодательством негосударственная организация вправе заключить договор с государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой, организацией Российской академии наук о передаче на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 18, ч. 4; ст. 21, ч. 3).
 
5. Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем руководствоваться при выборе архивного учреждения?
Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (ней) договора о хранении документов Архивного фонда Российской Федерации (равным образом она вправе заключить договор и о хранении иных архивных документов). Однако по практическим соображениям целесообразно заключать договор по месту фактического расположения негосударственной организации (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации". Ст. 21, ч. 3).
 
6. Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации?
При определении сроков хранения своих архивных документов негосударственная организация должна руководствоваться кодексами и федеральными законами Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, подзаконными актами, нормативными документами специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., отраслевым перечнем по профилю организации. Кроме того, должны учитываться законы и иные нормативные и правовые акты того субъекта Российской Федерации, на территории которого расположена негосударственная организация.
 
7. Какими перечнями документов необходимо руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственных организаций различного профиля?
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., отраслевым перечнем по профилю деятельности организации. Если в деятельности организации образуется научно-техническая и производственная документация, следует использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 и зарегистрированный Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194.
 
8. Надо ли при хранении разделять дела постоянного, долговременного и временного сроков хранения
В архиве негосударственной организации архивные документы постоянного срока хранения формируются в дела, хранятся и учитываются отдельно от дел с документами, имеющими временный срок хранения, а также от дел с документами по личному составу. Для удобства работы дела с документами долговременных сроков хранения могут также храниться отдельно.