ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ ПРО... Общее собрание акционеров

Предлагаем Вашему вниманию статью нашего сотрудника Бойцова П.Б., написанную в соавторстве с директором Санкт-Петербургского Филиала АО "СТАТУС" Альбертовичем В.Э. и опубликованную в журнале "Акционерное общество: вопросы корпоративного управления" № 5, 2020г.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ И СЕКРЕТАРЬ СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ: ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ И ПРАКТИКА РАБОТЫ 

Председатель и секретарь являются обязательными «персонажами» любого действа под названием «общее собрание акционеров», и при этом далеко не второстепенными. Это не удивительно, так как именно на них ложится груз ответственности за ведение мероприятия, проводимого в форме собрания, и в этой роли они, как никто другой, способны влиять на эффективность и скорость работы высшего органа управления общества. Кроме того, именно председателю и секретарю приходится ставить финальную точку в этом процессе путем подписания итоговых документов – протокола общего собрания акционеров и отчета об итогах голосования.

В настоящей статье ее авторы предпринимают попытку обобщить имеющийся материал по вопросам правовой регламентации деятельности председателя и секретаря общего собрания акционеров, а также излагают отдельные аспекты реализации соответствующих норм и свое мнение по возникающим в связи с этим спорным вопросам.

Правовые основы появления на арене корпоративных мероприятий председателя и секретаря общего собрания изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации и Федеральном законе от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Федеральный закон «Об акционерных обществах»). Указанные нормативные акты¹ содержат упоминания о председателе и секретаре общего собрания только в разрезе необходимости подписания ими протокола собрания. Но этим их функции, конечно же, не ограничиваются.
---
¹ Ст. 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации и ст. 63 Федерального закона «Об акционерных обществах» соответственно. Обращает внимание на себя тот факт, что Федеральный закон «Об акционерных обществах», говоря о протоколе общего собрания акционеров, на равных использует термины «председатель» и «председательствующий». В настоящей статье авторы также используют оба эти термина как равные.

В российской практике при проведении общего собрания акционеров (далее также общее собрание) в поддержку председателю и секретарю могут формироваться президиум, секретариат, протокольная группа. Все эти лица и органы вместе со счетной комиссией участвуют в непосредственном проведении собрания, обеспечивая его надлежащее прохождение. При этом председатель и секретарь общего собрания несут очень серьезную ответственность за свои действия (бездействие). Так, нарушение председателем или секретарем общего собрания требований к содержанию, форме или сроку составления протокола общего собрания, а равно уклонение указанных лиц от подписания такого протокола, влечет наложение административного штрафа: на граждан в размере от 1 000 до 2 000 рублей, на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок до 6 месяцев². Более того, в определенных обстоятельствах действия или бездействие председателя и/или секретаря при проведении общего собрания могут привести к наступлению уголовной ответственности вплоть до лишения свободы³.
---
² П .9 ст. 15.23.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
³ См. ст. 185.5 Уголовного кодекса Российской Федерации.

По общему правилу возложение ответственности неразрывно связано с предоставлением прав. Далее попытаемся рассмотреть, действительно ли председатель и секретарь способны оказывать влияние на высший орган управления акционерного общества?

Функции председателя и секретаря общего собрания

Напрямую к функциям председателя общего собрания законодательство относит следующее:

1) составление протокола общего собрания, отчета об итогах голосования на общем собрании (если эта функция не передана секретарю общего собрания или иному лицу, уполномоченному обществом)⁴

2) подписание протокола общего собрания и подписание отчета об итогах голосования на общем собрании⁵

3) подписание выписок из протокола общего собрания и из протокола об итогах голосования на общем собрании (если эта функция не передана секретарю общего собрания, лицу, осуществляющему функции единоличного исполнительного органа общества, или иному лицу, уполномоченному обществом)⁶.

---
⁴ П. 4.32 Положения Банка России от 16.11.2018 N 660-П «Об общих собраниях акционеров» (далее – Положение «Об общих собраниях акционеров»).
⁵ П. 1 ст. 63 Федерального закона «Об акционерных обществах», п. 4.38 Положения «Об общих собраниях акционеров».
⁶ П. 4.36 Положения «Об общих собраниях акционеров».

Если исходить из общего понимания деятельности председателя как лица, который ведет и руководит собранием, то к совершаемым им действиям также необходимо отнести:

· объявление собрания открытым

· представление присутствующим самого себя, секретаря, президиума, счетной комиссии

· предоставление слова представителю счетной комиссии для объявления кворума, а также по ходу мероприятия предварительных и окончательных результатов голосования

· объявление повестки дня

· контроль за регламентом, временем докладов по вопросам повестки дня и ответов на поступающие вопросы от присутствующих на собрании лиц

· участие в ответах на поступающие вопросы

· указания секретарю общего собрания

· объявление перерывов, технических пауз

· подведение итогов собрания, оглашение принятых решений и объявление о закрытии собрания.

В ситуации, когда в обществе отсутствует совет директоров (наблюдательный совет)⁷, количество стоящих перед председателем общего собрания задач может возрасти. Такое может произойти, когда председатель является еще и тем лицом, к компетенции которого уставом отнесено решение вопроса о проведении общего собрания и об утверждении его повестки дня⁸. В этом случае в его обязанности войдет также решение вопросов по поступающим в общество требованиям о созыве внеочередного общего собрания⁹.
---
⁷ Далее для облегчения словесных конструкций будет использоваться только одно наименование данного органа, а именно «совет директоров».
⁸ Абз. 2 п. 1 ст. 64 Федерального закона «Об акционерных обществах».
⁹ П. 10 ст. 55 Федерального закона «Об акционерных обществах». 

На секретаря общего собрания законодательством возложены те же три основные функции, что и на председателя:

1) составление протокола общего собрания и отчета об итогах голосования на общем собрании

2) подписание протокола общего собрания и подписание отчета об итогах голосования на общем собрании

3) подписание выписок из протокола общего собрания и из протокола об итогах голосования на общем собрании.

Дополнительно к обязанностям секретаря общего собрания следует отнести:

· документальное оформление собрания

· прием, предварительный анализ и систематизация записок (вопросов) от присутствующих на собрании

· помощь председателю общего собрания в решении организационных вопросов, в том числе в техническом оснащении мероприятия, в контроле за исполнением регламента

· взаимодействие с иными рабочими органами общего собрания.

В непубличном акционерном обществе с количеством акционеров - владельцев голосующих акций сто и менее, в котором счетная комиссия не создается, секретарь общего собрания может оказаться также тем уполномоченным лицом, которому обществом будут переданы предусмотренные законом функции счетной комиссии¹⁰. Тогда объем его работы на собрании увеличится в разы.
---
¹⁰ П. 4.5 Положения «Об общих собраниях акционеров».

Как можно заметить, функционал председателя и секретаря общего собрания сводится к решению организационных вопросов работы собрания и документальной фиксации его результатов. Последнее связано с большой ответственностью, т.к. протокол общего собрания акционеров закрепляет результаты важнейших для общества решений – об избрании органов управления, утверждении устава, увеличении уставного капитала, реорганизации и пр. Этот протокол представляется в государственные органы и иные организации как свидетельство принятых решений. Уже сейчас иногда достаточно его представления в виде скан-образа, как, например, в Федеральную налоговую службу при регистрации изменений в устав общества. И остается только сожалеть, что пока действующее законодательство не позволяет составлять этот документ сразу в электронном виде, подписывая его председателем и секретарем электронно-цифровой подписью (хотя бы в непубличных акционерных обществах). Понятно, что такая новация потребует корректировки многих нормативных актов, но это будет соответствовать общей тенденции перехода на электронный документооборот.

Таким образом, взаимодействие председателя и секретаря выстраивается как подчинение второго первому и основывается на уставе и внутренних документах общества – на нормах положения об общем собрании, регламента проведения собрания, а также может опираться на должностные обязанности, если выполнение рассматриваемых функций определяется занимаемой в обществе должностью.

Далее рассмотрим вопрос, кто может выступать на общем собрании в качестве председателя и в качестве секретаря, а также стоит ли для этого привлекать кого-то со стороны или, как говорил один известный киногерой: «Бабу Ягу со стороны брать не будем, воспитаем в своем коллективе.»

Кто может быть председателем общего собрания

Федеральный закон «Об акционерных обществах» роль председателя общего собрания отводит председателю совета директоров общества¹¹. Но данная норма не императивна: обществу предоставляется возможность в своем уставе закрепить эту роль за иным лицом и/или отразить порядок назначения (избрания) председателя общего собрания.
---
¹¹ П. 2 ст. 67 Федерального закона «Об акционерных обществах».

Многие общества этим правом пользуются. В результате, помимо председателя совета директоров, в качестве председателя общего собрания можно встретить следующих лиц:

· одного из членов совета директоров, в том числе заместителя председателя совета директоров

· физическое лицо, выполняющее функции единоличного исполнительного органа общества

· одного из присутствующих на общем собрании акционеров или представителей акционеров

· стороннее лицо, специально приглашенное обществом для ведения общего собрания акционеров.

Отдельную ситуацию, связанную с нестандартным решением вопроса о председателе общего собрания, предусматривает п. 4.23 Положение «Об общих собраниях акционеров». Так, в случае если на внеочередном общем собрании, проводимом во исполнение решения суда о понуждении общества провести внеочередное общее собрание, отсутствуют лица, которые должны председательствовать на собрании в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», председательствующим на общем собрании является орган (председатель органа) общества или лицо, которое в соответствии с решением суда проводит такое внеочередное общее собрание. Напомним, что решением суда проведение внеочередного общего собрания может быть возложено на истца либо по его ходатайству на орган общества (таким органом не может быть совет директоров) или иное лицо при условии их согласия¹².
---
¹² П. 9 ст. 55 Федерального закона «Об акционерных обществах».

Если роль председателя общего собрания не закреплена уставом общества за конкретным лицом, то процедура назначения (избрания) председателя может:

· определяться внутренним документом общества, например, положением об общем собрании (при условии, что отсылка ко внутреннему документу для решения данного вопроса присутствует в уставе общества)

· определяться исходя из решения суда о понуждении общества провести внеочередное общее собрание

· заключаться в назначении (избрании) советом директоров или иным лицом (органом) общества, к компетенции которого относится созыв общего собрания

· заключаться в избрании на общем собрании.

При принятии на общем собрании, проводимом в форме собрания, решения об избрании председательствующего в рамках вопроса о порядке ведения общего собрания следует не забывать ограничение, наложенное п. 4.17 Положения «Об общих собраниях акционеров»: указанное решение не должно приниматься способом, предусматривающим голосование путем направления заполненных бюллетеней, а также путем дачи указания (инструкции) клиентскому номинальному держателю и направления им сообщения о волеизъявлении акционера, если иное не предусмотрено уставом или внутренним документом общества, регулирующим деятельность общего собрания.

Если председатель общего собрания определяется не путем возложения соответствующих функций на какое либо лицо в дополнение к исполнению других обязанностей в обществе, а назначается (избирается), то срок выполнения таких функций может определяться решением о назначении (избрании). Встречаются случаи, когда председатель общего собрания назначается (избирается) сроком до следующего годового общего собрания, таким образом председательствуя на всех проводимых в этот период внеочередных общих собраниях¹³.
---
¹³ Формулировки о сроке полномочий органов и должностных лиц всегда требуют особого внимания, т.к. буквальное прочтение некоторых, казалось бы, очевидных конструкций не всегда согласуется с тем, что в них закладывали изначально. А это может привести к ситуации неожиданного отсутствия в обществе кого либо, наделенного теми или иными полномочиями.

В крупных компаниях на общих собраниях чаще всего председательствует именно председатель совета директоров. Это связано с занимаемым советом директоров местом в организационной структуре общества и ролью его председателя в координации действий всех управленческих органов. Как раз по этой причине Банк России рекомендует председательствовать на общих собраниях финансовых организаций именно председателю совета директоров¹⁴.
---
¹⁴ П. 2.1 Руководства для членов совета директоров (наблюдательного совета) финансовой организации (приложение к письму Банка России от 28.02.2019 N ИН-06-28/18).

Кто может быть секретарем общего собрания

Согласно п. 4.18 Положения «Об общих собраниях акционеров» секретарь общего собрания назначается председательствующим на общем собрании, если уставом или внутренним документом акционерного общества, регулирующим деятельность общего собрания, не установлен иной порядок его назначения (избрания).

В небольших акционерных обществах их уставы и внутренние документы обычно не содержат указаний на порядок назначения (избрания) секретаря общего собрания, либо повторяют приведенную выше норму Положения «Об общих собраниях акционеров» о назначении его председательствующим. Иногда в качестве секретаря общего собрания выступает секретарь совета директоров, секретарь генерального директора (особенно при отсутствии в обществе совета директоров), юрист общества или один из присутствующих на собрании акционеров (представитель акционера).

В обществах, в которых имеется корпоративный секретарь, функции секретаря общего собрания, как правило, выполняет именно он. Например, функциональная модель деятельности корпоративного секретаря публичной госкомпании, приведенная в «Методических рекомендаций по организации работы корпоративного секретаря в акционерных обществах с государственным участием» (утв. приказом Росимущества от 27.03.2014 N 94) прямо закрепляет за корпоративным секретарем выполнение функций секретаря собрания. Такая же трудовая функция закреплена за корпоративным секретарем в профессиональном стандарте «Корпоративный секретарь», утвержденном приказом Минтруда России от 20.11.2018 N 711н.

В закреплении функций секретаря общего собрания за корпоративным секретарем нет ничего удивительного. Как и в описанном выше случае с закреплением функций председателя собрания за председателем совета директоров, такой подход основывается на максимально полном использовании уже имеющихся ресурсов и профессиональных навыков задействованных в организации ключевых лиц для достижения положительного результата, а именно принятия высшим органом управления жизненно важных для общества решений.

В целом, использование связки «председатель совета директоров - корпоративный секретарь общества» представляется наиболее эффективным решением задачи обеспечения работы общего собрания. Но эта схема пригодна для компаний с хорошо структурированной системой корпоративного управления. В обществах, где акционеров раз-два и обчелся, где не формируется совет директоров, нет корпоративного секретаря и общее собрание проходит только раз в год, приходится искать другие пути подбора лиц для составления и подписания итоговых документов собрания. И зачастую найденные способы «нечаянно» выводят общество за рамки правового поля, создавая проблемы для него самого и для лиц, игравших роли председателя и секретаря общего собрания.

Некоторые спорные ситуации, возникающие при назначении (избрании) председателя и секретаря общего собрания

Ситуация первая: функции председательствующего на общем собрании и секретаря выполняет одно и то же лицо.

Такая картина чаще всего имеет место, когда в общем собрании принимает участие только один человек: остальные акционеры собрание проигнорировали и иных лиц, которые согласились бы быть назначенными (избранными) либо председателем, либо секретарем, под рукой нет. Возлагать какие либо обязанности на человека без его согласия недопустимо. В подобной обстановке единственному принявшему участие в собрании лицу для легитимизации принятых общим собранием акционеров решений, на первый взгляд, ничего не остается, как только возложить функции председателя и секретаря общего собрания на самого себя.

Действующее законодательство не ограничивает возможность осуществления лицом, председательствующим на общем собрании, функций секретаря общего собрания. Однако такое ограничение может быть предусмотрено уставом общества или его внутренним документом. Вместе с тем, по мнению Банка России¹⁵, выполнение председательствующим на общем собрании функций секретаря общего собрания не соответствует смыслу норм законодательства¹⁶. Регулятор считает, что совмещение функций при наличии заинтересованности лица, председательствующего на общем собрании, может привести к конфликту интересов, а также способствовать злоупотреблениям со стороны органов управления общества.
---
¹⁵ Мнение изложено в письмах Банка России на частные запросы о разъяснении законодательства в 2016 и 2019 гг.
¹⁶ Банк России в своих письмах упоминает п. 1 ст. 63 Федерального закона «Об акционерных обществах» и п. 4.18 Положения «Об общих собраниях акционеров».

Ситуация вторая: лицо, выполняющее функции секретаря, не присутствует на общем собрании, проводимом в форме собрания, но подписывает его итоговые документы.

Подобную ситуацию можно считать одним из вариантов разрешения проблемы, когда ранее назначенный (избранный) в соответствии с описанной в уставе или внутреннем документе общества процедурой секретарь на собрание не явился, на собрании присутствует только один человек и назначить новым секретарем больше некого.

Мнение регулятора о возможности подписания протокола общего собрания лицом, не присутствующим на общем собрании, проводимом в форме собрания, аналогично мнению о предыдущей ситуации. Банк России считает¹⁷, что назначение секретарем общего собрания лица, не присутствующего на таком собрании, не соответствует смыслу норм действующего законодательства и опять-таки при наличии заинтересованности лица, председательствующего на общем собрании в фиксации определенных решений, указанные действия могут привести к конфликту интересов и способствовать злоупотреблениям со стороны органов управления общества.
---
¹⁷ Мнение изложено в письме Банка России на частный запрос о разъяснении законодательства в 2019 г.

Ситуация третья: лицо, которое должно выполнять функции председателя, не присутствует на общем собрании, проводимом в форме собрания.

Сама суть «председательствования» на общем собрании подразумевает активное участие председателя в его работе. С одной стороны, правовых оснований для признания собрания несостоявшимся только по той причине, что на нем отсутствует ранее назначенный или избранный председатель, нет. С другой стороны, не всегда есть возможность уже в ходе собрания решить вопрос, кто возьмет на себя ответственность председательствовать, т.е. решать технические вопросы, объявлять голосование и пр., а главное, впоследствии подписывать итоговые документы собрания.

Одним из выходов из сложившейся ситуации можно считать участие ранее назначенного или избранного председателя в собрании посредством видеоконференц-связи (с использованием смартфона или компьютера, мессенджеров и т.п.). Другим вариантом видится уполномочивание председателем общего собрания другого лица на выполнение всех или части своих функций.

Действующим законодательством не установлен запрет на выполнение функций председателя общего собрания другим лицом, действующим по доверенности, выданной председателем общего собрания. Такая доверенность должна основываться на документе, определяющем правомочия лица, наделенного функциями председателя общего собрания, а полномочия, изложенные в доверенности, не могут выходить за пределы правоспособности представляемого, предусмотренной законодательством.

Конечно же, все эти варианты возможны только в случае, если в уставе и внутренних документах общества нет запретов на их осуществление.

Ситуация четвертая: лицо, наделенное функциями секретаря, не участвует в собрании, но выдало доверенность другому лицу на выполнение соответствующих функций или одной из функций.

Действующим законодательством запрет на выполнение функций секретаря общего собрания другим лицом, действующим по доверенности, выданной секретарем общего собрания, как и в случае с председателем, также не установлен.

В условиях, когда наделение функциями секретаря общего собрания произошло до момента открытия общего собрания, проводимого в форме собрания, лицо, наделенное такими функциями, видя невозможность своего личного присутствия на собрании, может оформить доверенность на выполнение возложенных на него функций иным лицом. Такая доверенность так же, как и в описанном выше случае с передачей полномочий председателем собрания, должна основываться на документе, определяющем правомочия доверителя, а изложенные в доверенности полномочия не могут выходить за пределы его правоспособности. Например, доверенность может быть выдана только для подписания итоговых документов общего собрания.

Представляется возможным указывать в выдаваемой секретарем общего собрания доверенности в качестве доверенного лица юридическое лицо, от имени которого непосредственное выполнение функции по подписанию итоговых документов общего собрания будет осуществлять физическое лицо – лицо, выполняющее функции единоличного исполнительного органа этого юридического лица, или иное.

Другим выходом из ситуации неявки уже назначенного (избранного) секретаря может являться назначение (избрание) после открытия собрания секретарем иного лица взамен отсутствующего. Но такой вариант разрешения проблемы возможен только при отсутствии в уставе и/или внутренних документах общества ограничений на подобное развитие событий. Так, например, в условиях «жесткого» закрепления функций секретаря общего собрания за корпоративным секретарем, при его отсутствии на собрании переназначение (переизбрание) секретаря может быть просто невозможно в силу многоэтапности этой процедуры и ограниченности во времени. Подписание же протокола общего собрания и отчета об итогах голосования на общем собрании без присутствия на общем собрании, проводимом в форме собрания, как мы отметили выше, по мнению Банка России не согласуется со смыслом соответствующих норм законодательства.

…

Подводя итог сказанному, можно констатировать, что на законодательном уровне регламентация действий председателя и секретаря общего собрания практически отсутствует, что дает возможность обществу определять их самостоятельно. При этом, с одной стороны, председатель и секретарь, являясь рабочими органами общего собрания, подчинены его правилам. Но, с другой стороны, своим грамотным и тактичным поведением они могут предотвратить либо нейтрализовать конфликтную ситуацию, ускорить рассмотрение вопросов повестки дня, повлиять на мнение еще не определившихся акционеров и тем самым определить ход голосования и всего собрания. Поэтому правильный выбор лиц, которым будет поручено играть эти две, на первый взгляд, второстепенные роли, может предрешить многие стоящие перед обществом задачи. Не случайно существует практика в условиях назревающего или прогрессирующего корпоративного конфликта либо неоднозначного распределения голосов привлекать для выполнения функций председателя и секретаря общего собрания высококвалифицированных и опытных специалистов-посредников, медиаторов, способных помочь противоборствующим сторонам выйти на компромиссное решение. В обычной же ситуации, в том числе для финансовой экономии, целесообразно использовать внутренние кадровые резервы общества.

Авторы настоящей статьи будут рады узнать мнение своих коллег по изложенным спорным ситуациям и опробованным способам выхода из них. Осмелимся предположить, что это мнение заинтересует и других читателей журнала.